Revisionssichere Archivierung für den Bau umsetzen
Mit dem Baustein Revisionssichere Archivierung für den Bau schaffst Du die Grundlage für eine rechtskonforme und effiziente Dokumentenverwaltung in Deinem Bauunternehmen.
Im Baugewerbe fallen täglich große Mengen archivierungspflichtiger Dokumente an. Dazu gehören Eingangsrechnungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Bauverträge uvm. Diese Unterlagen müssen nicht nur während der Bauphase griffbereit sein, sondern auch Jahre später noch als rechtssichere Nachweise dienen können.
Alles rund um die revisionssichere Archivierung im Baugewerbe
Die revisionssichere Archivierung gewährleistet, dass geschäftliche Unterlagen unveränderbar, vollständig und jederzeit nachvollziehbar aufbewahrt werden – eine zentrale Anforderung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD). Die revisionssichere, digitale Archivierung für den Bau ist Teil der Komplettlösung BAUdigital und bietet Dir alle Funktionen für eine GoBD-konforme Archivierung – bei minimalem Verwaltungsaufwand.
Sicher archiviert, leicht zu finden
Mit BAUdigital nutzt Du die Daten Deines Unternehmens für die revisionssichere Archivierung und Beleg- sowie Dokumentenverwaltung. Das digitale Archiv ersetzt vollständig und gesetzeskonform die Archivierung von Papierbelegen. Ob Rechnungen, Verträge, Lieferscheine oder Baudokumentationen: Die Verwaltung der Belege in Form elektronischer Dokumente spart Platz, Zeit und nervenaufreibende Suchen.
Unveränderbare Daten
Der Baustein Revisionssichere Archivierung für den Bau bietet Dir eine sichere, gesetzeskonforme Lösung für die Archivierung. Eine ausgefeilte Verschlüsselungstechnik stellt sicher, dass alle, für die Besteuerung relevante Daten, nicht mehr verändert bzw. unbefugt eingesehen werden können.
Alle Dokumente jederzeit zur Verfügung – auch mobile
Die unveränderbaren Dokumente sind zusätzlich zu den auswertbaren Daten im revisionssicheren Archiv jederzeit – auch auf dem Smartphone – abrufbar. Ein neuer Beleg ist verfügbar? Das Programm informiert Dich via E-Mail. Damit bietet Dir die revisionssichere, digitale Archivierung für das Baugewerbe bzw. die Baustelle wesentlich mehr Funktionen bei der Speicherung, Recherche und Auswertung digital archivierter Daten als der Gesetzgeber fordert.
Revisionssichere Archivierung im Baugewerbe – für alle Dokumente
Die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten im Baugewerbe sind umfangreich und betreffen verschiedenste Dokumentenarten. Revisionssicher zu archivieren ist auf dem Bau gesetzlich vorgeschrieben und schützt Dein Unternehmen im Falle von potenziell auftretenden rechtlichen Konflikten.
Folgende Dokumente werden im elektronischen Archiv für das Baugewerbe gespeichert:
- Betriebswirtschaftliche Unterlagen: Rechnungen, Lieferscheine und Buchungsbelege bilden die Grundlage eines jeden Bauprojekts und sind dementsprechend wichtig. Diese Dokumente müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden, wobei die Unveränderbarkeit und Nachvollziehbarkeit aller Buchungsvorgänge gewährleistet sein muss.
- Bauverträge und Nachträge: Diese stellen den rechtlichen Rahmen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer, was eine lückenlose Dokumentation erfordert. Verträge und zugehörige Dokumente sind 30 Jahre aufzubewahren, da sie bei späteren Gewährleistungsansprüchen oder Rechtsstreitigkeiten als Nachweis dienen.
- Technische Dokumentationen: Baupläne, Statikberechnungen und Prüfberichte sind essenziell für die Dokumentation der Bauausführung. Diese Unterlagen müssen während der gesamten Lebensdauer des Bauwerks verfügbar sein und dienen als Nachweis der fachgerechten Ausführung.
- Bautagebücher und Aufmaße: Die tägliche Dokumentation des Baufortschritts und die exakte Erfassung der ausgeführten Leistungen sind ebenfalls unverzichtbar. Diese Dokumente müssen mindestens 10 Jahre aufbewahrt werden und werden bei Unstimmigkeiten über erbrachte Leistungen herangezogen.
- Qualitätsnachweise und Zertifikate: Prüfzeugnisse, Materialnachweise und Qualitätszertifikate belegen die Einhaltung von Normen und Standards. Diese Dokumente müssen mindestens für die Dauer der Gewährleistung plus 5 Jahre aufbewahrt werden und fungieren im Falle von Mängeln oder Schäden als wichtige Nachweise.
Digitales Archiv für den Bau – weitere Lösungen bei bps bau
Ergänze den Baustein Revisionssichere Archivierung für den Bau durch intelligente Schnittstellen zu weiteren Softwarelösungen. Die Anbindung von BAUdigital an bps bau reduziert den Verwaltungsaufwand in Deinem Unternehmen erheblich – so kannst Du Dir sämtliche Dokumente zu einem Auftrag, Bauprojekt oder Kunden direkt anzeigen lassen. Ausgangsbelege wie Angebote, Auftragsbestätigungen oder Rechnungen werden beim Ausdruck automatisch im digitalen Archiv abgelegt.
Die Integration des Bausteins Revisionssichere Archivierung für den Bau erschließt Dir wertvolle Synergien. Mit der Aufmaß-Software erfasste Leistungsnachweise werden automatisch archiviert und sind jederzeit abrufbar, was im Falle späterer Nachweise oder Prüfungen hilfreich ist. Auch die mit unserem Baustein E-Rechnung empfangenen Rechnungen können in BAUdigital revisionssicher archiviert werden. Mit der nahtlosen Integration aller Bausteine profitierst Du von durchgängig digitalen Prozessen. Die modulare Struktur unserer Lösung ermöglicht es Dir, bps bau so zu konfigurieren, wie Du es für Deine tägliche Arbeit benötigst. Regelmäßige Updates gewährleisten, dass Du stets auf dem aktuellen Stand bist – für ein Maximum an Effizienz sowie Compliance und minimalem Verwaltungsaufwand.
Für die Dokumentation: digitales Archiv für die Baubranche kennenlernen
Revisionssicher zu archivieren, ist im Baugewerbe und auch auf der Baustelle von zentraler Bedeutung. Der Verlust wichtiger Dokumente wiegt hier besonders schwer. Die vielfältigen Dokumente, ihre unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen und die Abhängigkeiten zwischen technischer, kaufmännischer und rechtlicher Dokumentation machen eine systematische Archivierung unverzichtbar. Mit dem Baustein Revisionssichere Archivierung für den Bau schaffst Du eine rechtssichere Grundlage, die Dein Unternehmen auch Jahre nach Projektabschluss noch absichert.
Starte jetzt mit der revisionssicheren Archivierung für den Bau: Dein Unternehmen kann nur davon profitieren!
Übrigens: Der Baustein Revisionssichere Archivierung für den Bau ist auch als eigenständige Basic-Version verfügbar. Ideal, wenn Du eine kostengünstige Lösung für die Archivierung suchst. Mit der Basic-Version archivierst Du Deine Dokumente GoBD-konform und nutzt alle wichtigen Grundfunktionen uneingeschränkt.
Gerne zeigen wir Dir BAUdigital kostenlos – entweder online oder persönlich. Einfach anrufen: (0 54 51) 59 33-600 oder eine kurze Nachricht senden. Bei Fragen erreichst Du uns auch über unser Kontaktformular.
E-Archiv für den Bau – Deine Vorteile
- Vollautomatische Archivierung von Belegen
- Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen:
§§ 238–241 HGB, §§ 257-261 HGB, Abgabenordnung §§ 140–148 AO - zielführende und effiziente Volltextsuche
- zeitsparend und nachhaltig wirtschaftlich
zeitsparend und nachhaltig wirtschaftlich
